ÉTApe 2
Votre conseiller en commerce électronique vous fournira le formulaire Excel « Demande de subvention PCAN-Québec » pour soumettre votre demande de subvention. Ce document est divisé en quatre sections :
A) Section « Détails de l’organisation » : Informations générales sur votre entreprise, y compris le type et la taille de l’organisation, le secteur d’activité, ainsi que vos coordonnées et celles de la personne responsable.
B) Section « ÉDI –Équité, diversité et inclusion » : Portrait démographique des propriétaires de l’entreprise.
C) Section « Attestation d’éligibilité » : Certification de l’éligibilité de votre entreprise selon les critères établis.
D) Section « Description du projet » : Description du problème à résoudre en matière de commerce électronique, identification des activités à réaliser, définition d’indicateurs pour mesurer les objectifs, budget demandé pour chaque activité, dates de début et de fin des activités.
Une fois complété, le formulaire doit être envoyé à subvention@pcan-quebec.ca, en incluant le nom de votre entreprise dans le courriel. Lorsque votre dossier de candidature est reçu par les analystes des subventions, vous recevrez automatiquement une notification de réception
Les dossiers de candidature seront analysés pour vérifier l’éligibilité de l’entreprise et des activités du projet. Si le projet est approuvé, une entente de financement sera envoyée à l’entreprise dans les quatre jours ouvrables suivant la réception. Ce document, signé par le PCAN-Québec et l’entreprise bénéficiaire, précise les engagements et responsabilités de chaque partie. Il comprend également une liste de contrôle en annexe, indiquant les pièces justificatives requises pour la demande de versement de la micro subvention.
Si le projet présente des incohérences qui empêchent une acceptation immédiate, l’entreprise recevra une liste de recommandations pour ajuster le projet et le soumettre à nouveau. Après avoir envoyé le dossier corrigé, l’entreprise recevra l’entente de financement si le projet est approuvé. Dans le cas contraire, elle recevra une lettre officielle de rejet avec les justifications correspondantes, dans un délai de 72 heures.
Dès réception de l’entente de financement, l’entreprise bénéficiaire peut immédiatement commencer la mise en œuvre des activités prévues dans le projet, en respectant le calendrier établi. Pendant cette phase, il est important que l’entreprise bénéficiaire rassemble toutes les pièces justificatives mentionnées dans la liste de contrôle jointe à l’entente de financement, car elles seront nécessaires pour la demande de versement de la microsubvention.
Une fois que l’entreprise a effectué les investissements prévus dans le projet approuvé, elle doit envoyer l’entente de subvention signée ainsi que les documents justificatifs (factures et preuves de décaissement). Les factures doivent inclure le numéro d’activité indiqué dans la liste de contrôle de l’entente, ainsi que le numéro de la facture.
De plus, l’entreprise bénéficiaire doit fournir le document « Informations bancaires du bénéficiaire », accompagné d’un spécimen de chèque de l’entreprise ou d’une lettre de la banque certifiant les coordonnées bancaires.
Assurez-vous de respecter ces directives lors de l’envoi des documents requis pour la subvention PCAN.
Les documents de demande de versement seront examinés et, s’ils sont valides, le transfert électronique de fonds (TEF) sera effectué dans un délai de quatre jours ouvrables après leur réception. L’entreprise bénéficiaire recevra une notification confirmant le TEF. Cependant, les fonds seront crédités sur le compte bancaire dans un délai de 5 à 7 jours ouvrables après réception de la notification TEF.
Trois mois après avoir reçu les fonds du projet, l’entreprise sera contactée pour un suivi visant à évaluer les impacts du PCAN-Québec sur sa santé financière et l’augmentation des ventes grâce aux solutions de commerce électronique mises en place.
